رئیس اداره تعمیر و نگهداری بعنوان بخشی از مجموعه مدیریت نظارت بر طرح های عمرانی و خدمات فنی  دانشگاه با بیان اینکه ساختمان ها و تاسیسات زیربنائی سرمایه ملی هر کشور است که نگهداری و تعمیرآن ها امری اجتناب ناپذیر و از جمله امور پر هزینه و چالش برانگیز در هر اداره و دستگاهی دانست.

مهندس ظهرابی گفت: با توجه به سطح بالای هزینه تعمیرات ساختمان ها در کشور ایران، چنانچه با اتخاذ مدیریتی مناسب درصدی از هزینه ها را کاهش داده و صرفه جویی کنیم، در مجموع رقم قابل توجهی به سرمایه ملی باز گردانده می شود.

 از این  رو با علم به اینکه ساخت و سازهای فضاهای دانشگاهی وزارت علوم تحقیقات و فناوری رو به اتمام می باشد، نیاز به تعمیر و نگهداری ساختمان های موجود در سالهای آتی بیش از پیش احساس خواهد شد. نحوه تعمیر و نگهداری ساختمان ها پس از ساخت، نقش بسزایی در هزینه های زمان بهره برداری خواهد داشت و در اثراعمال سیستم مناسب نگهداری از انجام تعمیر در سطح وسیع جلوگیری شده و با صرفه جویی در هزینه های پنهان، طول عمر دستگاه ها در بلند مدت افزایش یافته، و با کاهش استهلاک دستگاه ها، نتیجتاً هزینه های تعمیرات کاهش قابل توجهی خواهد یافت.

وی افزود: دانشگاه رازی کرمانشاه در راستای اعمال سیستم مناسب تعمیر و نگهداری و با اولویت نگهداری به منظور پیشگیری از تعمیرات آتی، از سال ۱۳۹۷ اقدام به واگذاری قرارداد نگهداری و تعمیرات تاسیسات و ساختمان های پردیس کشاورزی را بصورت فهرست بهایی واگذار نموده و با توجه به رضایتمندی حاصله،  از سال ۹۸ به بعد نیز نگهداری و تعمیرات کلیه پردیس ها  را در قالب قراردادهای نت به پیمانکار واگذار شده است.

در ادامه مهندس ظهرابی به بیان انواع روش های تعمیر و نگهداری متداول  در دانشگاه پرداخت، که ازآن جمله می توان به روش های ذیل اشاره کرد.

1. نت روزمره،
2. نت پیشگیرانه،
3. نت  اصلاحی،
4. نت معوق
5. نت اضطراری

در ادامه ایشان بیان داشت که درحال حاضر دردانشگاه  روش و نگهداری پیشگیرانه با بهره گیری از قراردادهای نت در حال انجام است .

در توضیح این موضوع ، بایستی توجه داشت که فراهم نمودن پیش نیاز های لازم جهت اجرای قرارداد های نت نیازمند مقدماتی است که ذیلا به آنها اشاره می شود:

الف) از آنجا که در تعمیر و نگهداری برنامه ریزی نشده، پیش بینی نقص ماهیتاً غیرقابل امکان است. برای جلوگیری از این امر باید به نوعی یک سپر دفاعی برای تعمیر و نگهداری تجهیزات ایجاد گردد و تعمیر و نگهداری تجهیزات بر اساس اولویت درجه بندی گردد. اولویت بندی تعمیرات توسط کارشناسان در رشته های مختلف در اداره تعمیر و نگهداری دانشگاه انجام می گردد.

ب) در برنامه ریزی برای تعمیر و نگهداری باید زمان و منابع بصورت منظم در نظر گرفته شود.

پ) در رسیدن به اهداف مد نظر، اصلی ترین عامل مدت زمانی است که یک کار بزرگ  قرار است انجام شود و گروه‌های مختلف تعمیر و نگهداری می‌خواهند مشغول بکار شوند، تقسیم کارها و واگذاری آنهاست به عبارتی یعنی خرد کردن کارها با وظایف جداگانه که هر کدام می‌توانند توسط یک تیم متخصص انجام شود و این امور را بصورت زنجیر به هم مرتبط کنند. برای قرارداد موصوف یک تیم متشکل از کارشناسان ساختمان، مکانیک و الکترونیک با مدیریت رئیس اداره تعمیر و نگهداری نظارت بر انجام فعالیت های نگهداری و تعمیرات را بر عهده دارند.

ت) دریافت یک نرم افزار مناسب برای مدیریت صحیح نگهداری و تعمیرات  کمک شایانی به افزایش عملکرد سیستم خواهد نمود. از این رو خریداری نرم افزار توسط دانشگاه در دستور کار قرار گرفته است.

ث) با انجام صورتجلسات عملیات اجرایی و تکمیل چک لیست ها و تهیه نقشه های ازبیلت مستند سازی انجام می پذیرد و تاریخچه ای مدون از تعمیرات و نگهداری در آرشیو دانشگاه ایجاد می گردد.

ج) مرتب کردن و ایجاد  یک تقویم کاری  برای تعمیر و نگهداری از کارهایی که باید در ماه آینده، سه ماه آینده و یا سالهای آتی انجام گردد که برای پیش برد بهتر امور توسط مدیران عملیاتی بسیار مفید است.

مع الوصف با آگاهی از وضعیت موجود بناهای دانشگاه سیاست کلی دانشگاه رازی در تدوین قرارداد نگهداری و تعمیرات (نت) به روش فهرست بهایی، بهینه کردن هزینه ها و هدایت آنها به سوی تاسیسات فرسوده و پیشگیری از خرابی آن تجهیزات می باشد.

در ادامه مهندس ظهرابی گفت با استفاده از تجارب سایر دانشگاه ها در تدوین قراردادهای نگهداری و تعمیرات با اولویت نگهداری بر تعمیرات (رویکرد تعمیر و نگهداری پیشگیرانه)، گروه کارشناسی دفتر نظارت بر طرح های عمرانی در سال ۱۳۹۷، در جهت تغییر قراردادهای حجمی این حوزه  اقدام به تهیه برآورد مالی قرارداد، شامل فهارس بهای ابنیه، تاسیسات الکتریکی و تاسیسات مکانیکی به انضمام دو فهرست بهای خاص جهت نگهداری تاسیسات مکانیکی و الکتریکی به همراه چک لیست ها و  فرم های کنترل و نگهداری تاسیسات در پردیس کشاورزی و منابع طبیعی دانشگاه رازی نمود.

که براین اساس دانشگاه  توانسته تا کنون کلیه قراردادهای مذکور را به روش نت منعقد و اجرا نماید.

 در ادامه وی به بیان چالش ها و معایب قراردادهای حجمی و مزایای سیستم نت با قرارداد فهرست بهایی پرداخت.

چالش ها و معایب قراردادهای حجمی

۱- واگذاری قراردادهای نگهداری و تعمیراتی با فرض اینکه ماهیت انجام کارهای خدماتی را دارند که با واسپاری به صورت قرارداد حجمی نه تنها از کیفیت کارها می کاهد بلکه باعث می شوند نتوان فصل مشترکی بین شرح وظایف خدمات موضوع قرارداد از طرف شرکت مشخص کرد.

۲- تفکیک یا تلفیق شرح خدمات و وظایف شرکت نگهدار یا سایر کارهای عمومی در قالب قرارداد حجمی بسیار دشوار می باشد.

۳- در قراردادهای حجمی نظارت کارفرما در انتخاب تعداد و نحوه بکارگیری افراد شاغل در شرکت بسیار ضعیف می باشد به گونه ای که انتصاب افراد مذکور در شغل های قابل تصدی، به دور از ضوابط و مقررات حاکم بر پیمان می باشد.

۴- ملاک پرداخت برای عملیات اجرایی (خارج از قرارداد حجمی) وجود ندارد و پرداخت ها به صورت توافقی صورت می پذیرد. از این رو حصول توافق با پیمانکار چالش های مختلفی برای کارفرما ایجاد می نماید.

۵-  واگذاری فعالیت ها به پیمانکار در قراردادهای حجمی، بدلیل زمان بر بودن عبور از سلسله مراتب اداری، با تاخیر صورت می پذیرد و برای بعضی از نیازهای فوری و ضروری نارضایتی بهره بردار را به دنبال دارد.

۶.در قراردادهای حجمی: چنانچه دستور کار تعمیرات به پیمانکار ابلاغ گردد، گاهاً با همان نیروهایی که در قرارداد حجمی حضور دارند، تعمیرات را انجام می دهند و این مسئله باعث می گرددکه  در روند نگهداری تاسیسات دانشگاه اخلال ایجاد گردد.

مزایای سیستم نت با قرارداد فهرست بهایی 

۱-  حذف بروکراسی اداری و صرفه جویی در زمان در خرید کالا و تجهیزات مورد نیاز.

۲- ملاک پرداخت مبالغ مندرج  فهرست بها و صورتجلسه عملیات اجرایی است و هزینه پرداختی کاملا از قبل مشخص است.

۳-  ادعای پیمانکار برای تامین مصالح  از بین می رود و پیمانکار بر اساس آیتم های فهرست بها تهیه حمل و نصب هر عملیات را انجام می دهد.

۴-آزادی عمل  پیمانکار برای بکار گیری پرسنل وجود دارد و پیمانکار می تواند با حداقل نیروی انسانی فعالیت های خویش را انجام دهد.

۵- در این سیستم با توجه به اینکه کلیه فعالیت ها بر اساس دستور کار به پیمانکار ابلاغ می گردد، نظارت بیشتری بر انجام تعمیرات صورت می گیرد و در نتیجه کیفیت فعالیت های اجرایی افزایش می یابد.

۶- با توجه به اینکه کلیه فعالیت های پیش بینی شده، قبل از آغاز پروژه، توسط پیمانکار رویت گردیده است لذا، هیچ گونه ادعایی و درخواستی برای تغییر بهای واحد آیتم ها از پیمانکار پذیرفته نیست و روش برخورد و ملاک پرداخت کلیه آیتم ها فهارس بهای منضم به پیمان یا برآورد است.

۷- ضمن اجرای پروژه بر اساس مفاد ماده ۲۹ شرایط عمومی پیمان می توان تا سقف ۲۵ درصد تغییرات در احجام برآورد اعمال نمود.

فلذا با آگاهی از مندرجات قرارداد های فی مابین دانشگاه با پیمانکار از سال ۹۷ به بعد کلیه خدمات نگهداری و تعمیرات تاسیسات و ساختمان های دانشگاه در قالب قراردادهای فهرست بهائی (شامل فهارس بهاء رسته ابنیه و ساختمان، رسته تاسیسات الکتریکی ، رسته تاسیسات مکانیکی ، رسته فهاس بهاء خاص تعمیرات تاسیسات مکانیکی و الکتریکی ، فهارس بهاء خاص نگهداری تاسیسات الکتریکی و مکانیکی ، فهارس بها رسته خطوط توزیع آب) واسپاری میگردد و از این رو کلیه نیاز های واحد های تابعه دانشگاه در همین قالب رفع شده است .

در ادامه مهندس ظهرابی گفت ارتقای سطح سیستم تعمیر و نگهداری و حصول اطمینان از سرویس های ادواری دستگاه ها و زمینه سازی جهت استفاده از نرم افزارهای مرتبط با حوزه نگهداری و تعمیرات (نت)، تهیه شناسه برای کلیه تجهیزات و تاسیسات مکانیکی و الکتریکی و تهیه یک پایگاه داده ضرورت دارد.

و در وهله بعد بکارگیری یک نرم افزار مناسب جهت ثبت درخواست های بهره بردار و دسترسی سریعتر به پایگاه داده های مذکور و همچنین ثبت تاریخچه نگهداری و تعمیرات هر تجهیز (به منظور بهره برداری بی وقفه و کنترل بیشتر عملکرد شرکت پیمانکار و پیش بینی تعمیرات مورد نیاز آتی) ترفیع قرارداد حاضر را در پی دارد.

 در پایان امید است با همکاری و همگامی همکاران و بهره برداران محترم دانشگاهی  بتوان هر چه بیشتر در راستای ائتلای اهداف والای دانشگاه قدم برداشت.